Datenschutzerklärung

Föhrberg App — Stand: März 2026

1. Überblick

Die Föhrberg App ist die Vereins-App der Akademischen Verbindung Föhrberg. Genauer gesagt des Förderverein Wohnheim der Akademischen Verbindung Föhrberg (Tübinger Bibelkreis) (VR 380720) und des Schwestervereins Akademische Verbindung Föhrberg (Tübinger Bibelkreis) (VR 380046). Sie dient ausschließlich der internen Vereinskommunikation und -verwaltung und ist nur für Mitglieder zugänglich. Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten die App erhebt und wie sie verwendet werden.

2. Authentisierung und Anmeldung

Die App verwendet die bestehende Nextcloud-Anmeldung des Vereins (OpenID Connect). Dabei werden folgende Daten vom Nextcloud-Server übermittelt:

• Benutzername und E-Mail-Adresse
• Gruppenzugehörigkeiten (zur Steuerung der Zugriffsrechte)
• Profilbild (sofern in Nextcloud hinterlegt)

Die App speichert keine Passwörter. Die Authentisierung erfolgt über verschlüsselte Token, die auf dem Gerät gespeichert werden.

3. Erhobene und verarbeitete Daten

a) Mitgliederdaten (Bestand)

Die App zeigt Mitgliederdaten an, die in der Vereinsdatenbank gespeichert sind (Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Vereinszugehörigkeit). Diese Daten werden nicht durch die App erhoben, sondern stammen aus der bestehenden Mitgliederverwaltung.

b) Vom Nutzer eingegebene Daten

• Profil: Mitglieder können ihre eigenen Kontaktdaten aktualisieren.
• Nachrichten (Kreisnachricht): Textnachrichten, Fotos und Videos, die Mitglieder im Schwarzen Brett veröffentlichen.
• Liederbuch-Bewertungen: Bewertungen und Kommentare zu Liedern im Vereinsliederbuch.
• Chat: Gespräche mit dem KI-Assistenten (FöhrbergChat). Der Assistent beantwortet Fragen nicht selbst, sondern schlägt in den Vereinsdaten nach — und dafür verlassen Daten den Vereinsserver: Deine Frage, der bisherige Gesprächsverlauf und die Ergebnisse dieser Nachschlagevorgänge werden an ein Sprachmodell übermittelt, das Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt am Main betreibt. Die Verarbeitung findet ausschließlich dort statt; das Modell ist an diese Region gebunden und verlässt sie nicht. Zu diesen Ergebnissen können auch Daten anderer Mitglieder gehören: Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Beruf, Ämter und Eintrittsdaten, dazu Texte aus Kreisblatt, Liederbuch, Kalender, Ausschussprotokollen sowie Inhalte von Dateien aus der Vereins-Cloud — je nachdem, wonach gefragt wird.
  Nicht übermittelt werden: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Bankverbindungen, Zahlungsverhalten und interne Bemerkungen zu Mitgliedern; diese Felder sind für den Assistenten technisch gesperrt. Ebenso wenig werden Fotos, Gesichtsausschnitte oder Merkmalsvektoren aus der Mediathek übermittelt. Die Anfrage enthält keinen Namen und keine Kennung des fragenden Mitglieds.
  Es findet keine Speicherung statt. Für unser AWS-Konto ist die Nullaufbewahrung (zero data retention) eingestellt: Anfragen und Antworten werden nach der Beantwortung nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von Modellen verwendet.
  Zum eingesetzten Modell: Es handelt sich um ein frei verfügbares Modell (open weights), das auf der Infrastruktur von AWS in Frankfurt ausgeführt wird. An den ursprünglichen Entwickler des Modells werden keine Daten übermittelt — er ist an der Verarbeitung nicht beteiligt. Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist allein AWS.
  Der Assistent steht nur angemeldeten Mitgliedern zur Verfügung und greift nur auf die Bereiche zu, für die das fragende Mitglied auch sonst berechtigt ist.
• Föhrberg Mediathek (Foto Beitrag): Fotos und Videos, die über die Foto-Beitrag-Funktion hochgeladen werden, werden in einem gemeinsamen internen Verzeichnis auf der Nextcloud des Vereins gespeichert. Die Dateien werden mit dem Benutzernamen und Zeitstempel des Hochladenden versehen. Alle hochgeladenen Inhalte sind ausschließlich für Vereinsmitglieder sichtbar und werden nicht öffentlich zugänglich gemacht. Mit dem Hochladen erklärt sich der Nutzer damit einverstanden, dass die Inhalte vereinsintern veröffentlicht werden. Bitte beachte bei der Auswahl die Urheberrechte und die Privatsphäre der abgebildeten Personen.

c) Automatisch erhobene Daten

• Standort (nur auf Anfrage): Die Funktion „In meiner Nähe" im Adressbuch nutzt den Gerätestandort, um die Entfernung zu anderen Mitgliedern zu berechnen. Der Standort wird nur lokal auf dem Gerät verarbeitet und nicht an den Server übertragen.
• Kamera und Fotos (nur auf Anfrage): Für das Hochladen von Profilbildern und Medien in Nachrichten.
• Mikrofon (nur auf Anfrage): Für Videoaufnahmen mit Ton in Nachrichten.
• Kalender (nur auf Anfrage): Zum Exportieren von Vereinsterminen in den Gerätekalender.
• Gesichtserkennung in der Mediathek: In den Fotos der Mediathek werden Gesichter automatisch erkannt. Zu jedem erkannten Gesicht speichert die App einen kleinen Bildausschnitt und einen mathematischen Merkmalsvektor, mit dem sich ähnliche Gesichter zu einer Person gruppieren lassen. Diese Merkmalsvektoren sind biometrische Daten. Die Zuordnung eines Gesichts zu einer namentlich benannten Person geschieht nicht automatisch, sondern wird von Mitgliedern des Vorstands oder der betroffenen Person selbst bestätigt; ein nächtlicher Abgleich ordnet danach weitere Fotos derselben, bereits bestätigten Person zu. Auch diese Zuordnungen werden regelmäßig nachkontrolliert und bei Bedarf berichtigt. Zweck ist allein, Bilder einer Person im Vereinsarchiv gemeinsam auffindbar zu machen. Die Daten verlassen den Vereinsserver nicht und sind ausschließlich für Vereinsmitglieder sichtbar; eine Weitergabe nach außen findet nicht statt.
  Widerspruch: Unter „Mein Profil" kann jedes Mitglied die Auffindbarkeit in der Fotosuche und die Portrait-Zeitleiste getrennt abschalten. Danach erscheint es nicht mehr in der Personensuche, sein Name wird nicht mehr im Bild angezeigt, und es werden ihm keine neuen Fotos mehr zugeordnet. Vorhandene Zuordnungen werden dabei nicht gelöscht, sondern verborgen — ein Zurückschalten stellt den früheren Zustand wieder her. Über „Meine Fotos durchsehen" lässt sich außerdem für jedes einzelne Foto entscheiden.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Alle Daten werden ausschließlich für die Funktionsfähigkeit der Vereins-App verarbeitet:

• Authentisierung und Zugriffskontrolle
• Anzeige und Verwaltung von Mitgliederdaten
• Interne Vereinskommunikation (Schwarzes Brett)
• Bereitstellung des Vereinsliederbuchs und Kreisblatts
• Kalender-Synchronisation
• KI-gestützter Vereinsassistent (welche Daten dabei den Verein verlassen)
• Gemeinsame Foto- und Video-Mediathek (vereinsinterne Veröffentlichung)
• Auffinden von Bildern einer Person im Fotoarchiv (Gesichtserkennung, Einzelheiten)

5. Drittanbieter und externe Dienste

• Nextcloud (cloud.foehrberg.de): Authentisierung, Dateiverwaltung und Kontaktsynchronisation — selbst gehosteter Server des Vereins.
• Google Calendar: Kalender-Feeds werden vom Server abgerufen, um Vereinstermine anzuzeigen. Es werden keine Nutzerdaten an Google übermittelt.
• Amazon Web Services (AWS): Der KI-Chat sendet Gesprächsinhalte und die Ergebnisse seiner Nachschlagevorgänge an ein Sprachmodell, das AWS in Frankfurt am Main betreibt. Die Verarbeitung bleibt in Deutschland, es findet keine Speicherung statt. Was genau übermittelt wird und was ausgeschlossen ist, steht unter Chat.
• PayPal / Mollie: Bei Spenden werden Zahlungsdaten direkt an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt.
• YouTube: Eingebettete Videos im Liederbuch. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google/YouTube.

6. Datenspeicherung

• Mitgliederdaten werden auf dem Vereinsserver (all-inkl.com, Deutschland) gespeichert.
• Authentisierungs-Token werden lokal auf dem Gerät gespeichert und bei Abmeldung gelöscht.
• Chat-Verläufe werden auf dem Vereinsserver gespeichert und können vom Nutzer gelöscht werden. Beim Sprachmodell-Anbieter werden die übermittelten Inhalte nicht gespeichert (Nullaufbewahrung), sodass dort nichts zu löschen bleibt.
• Fotos und Videos in Nachrichten werden auf dem Vereinsserver gespeichert.
• Gesichtsausschnitte und Merkmalsvektoren aus der Mediathek werden in der Vereinsdatenbank auf demselben Server gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn das zugehörige Foto gelöscht wird.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten (direkt in der App über „Mein Profil")
• Löschung deiner Daten (soweit nicht für die Vereinsmitgliedschaft erforderlich)
• Widerruf von Einwilligungen (SEPA-Mandat, Datenschutzerklärung — in der App unter „Mein Profil")
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragter für Datenschutz Baden-Württemberg)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: vorstand@av-foehrberg.de

8. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen an der App aktualisiert werden. Die aktuelle Version ist jederzeit in der App und unter dieser URL abrufbar.